Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit KI- & ERP-Integration
Das Problem
Unser Kunde — ein Großhändler — erhielt jeden Monat Hunderte von Lieferantenrechnungen als E-Mail-Anhänge. Das Buchhaltungsteam verbrachte viel Zeit mit der manuellen Eingabe in die Buchhaltungssoftware. Dies führte zu:
- Zahlungsverzögerungen: Manuelle Dateneingabe führte zu Engpässen beim Monatsabschluss.
- Datenfehler: Tippfehler bei Beträgen oder Steuernummern traten regelmäßig auf.
- Hohe Betriebskosten: Qualifizierte Buchhalter verbrachten wertvolle Zeit mit der Datenerfassung.
Die Lösung von ivntechlabs
Wir haben eine intelligente Dokumenten-Pipeline mit n8n und OpenAI GPT entwickelt:
- E-Mail-Überwachung: Der Workflow reagiert in Echtzeit auf eingehende Rechnungen von verifizierten Partnern.
- KI-basierte OCR: PDFs werden analysiert, und der KI-Agent extrahiert Steuernummern, Positionen und Beträge als JSON-Daten.
- ERP-Synchronisation: Die extrahierten Daten werden mit dem ERP-System abgeglichen und direkt importiert.
- Manuelle Freigabe (Human-in-the-Loop): Bei Unstimmigkeiten wird die Rechnung für eine manuelle Prüfung markiert.
Ergebnisse & ROI
- Verarbeitungszeit: Reduziert von 8 Minuten auf unter 2 Minuten.
- Fehlerquote: Durch automatisierte Validierung auf nahezu Null gesenkt.
- ROI: Das System amortisierte sich innerhalb der ersten 90 Tage.